В каких случаях ставится копия с копии

Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита. Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ст.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Убедитесь сами:. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК утвержден постановлением Госстандарта России от В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.

Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа 1 :. Справка — 1 документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2 документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:. Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время.

К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т. Эта группа справок является внешними, то есть предназначается для представления в другие организации. Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую часто вышестоящую организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок. Внешние справки должны оформляться на бланке. Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие см. Примеры 1 и 3 :. Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным.

А это позволяет более экономно использовать площадь листа. В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.

Между реквизитами оставляют два—четыре межстрочных интервала. Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля г. Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами.

Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, то есть первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1. Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа то есть после подписания , поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать. Текст справки , как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов событий. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже см. Пример 1. При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Между инициалами и фамилией должен быть пробел:. Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами.

Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель. Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы или главным бухгалтером , и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним — главный бухгалтер или начальник отдела кадров как показано в Примере 1. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании.

Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации адрес, телефон и др. При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 При этом в составе реквизитов есть отличия — на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты см.

Пример 4 :. Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа. Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т. Левченко Дата. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от No X.

Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий.

Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи.

Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично — на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке тогда он не будет заходить за его пределы ; в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка.

Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8 , значения не имеет.

Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться. Нумерация листов страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от No в редакции от В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно документ содержит конфиденциальную информацию или нецелесообразно документ имеет большой объем и полностью он не нужен.

Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида.

Например, приказом Минобороны России от Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться. Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:. Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер. Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе.

А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа см. Пример 9.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Как правильно заверить трудовую книжку — образец в 2019 году

Для подачи некоторых документов в зарубежные инстанции необходимо выполнить их нотариальный перевод и проставить апостиль. При нотариальном заверении перевода нотариус лишь подтверждает подпись переводчика. Необходимо заметить и то, что заверение апостилем выполняется не нотариусом, а через подачу документов в соответствующее представительство министерства юстиции, здравоохранения, иностранных дел, образования. Поэтому без помощи сторонних бюро обойтись довольно сложно. Сколько в среднем стоит апостиль на нотариальные документы?

Как заверить копию трудовой книжки

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов. Ниже текста на свободном месте последнего или единственного листа документа указывают следующие сведения:.

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. К примеру, это может быть выдача кредита в банке, куда нужна копия паспорта, для оформления загранпаспорта, для постановки на учет в качестве безработного копия приказа об увольнении и т. Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения.

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина. Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ , человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде.

Подлинник, копия, дубликат

Читайте наш блог. Проходите тесты. Укажите номер телефона, и наш специалист перезвонит в течение 15 минут.

Наверняка, В ы не однократно сталкивались с необходимостью заверить копии документов надлежащим образом. Такие требования к оформлению предъявляемых документов выдвигает налоговая, суды, банки и прочие учреждения.

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Что же оно означает? Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:.

Надо ли ставить печать на копия верна. Как правильно заверить копию документа - образец

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке. Запись в трудовой книжке при ликвидации организации. Журнал учета трудовых книжек.

В этих случаях выручает апостиль на нотариальной копии или переводе. и на оригинал документа, и на его нотариальную копию/перевод, это еще ( см. таблицу «Где ставить апостиль: в Москве или регионах?.

Акция месяца 8 88 Какой же ГОСТ использовать при заверении копий документов: старый или новый? Итоговая запись и заверительная надпись Скачать в.

Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам?

Источник: Журнал "Арбитражная практика". Семен Лопатин, Юрист Арбитражной практики. Письменные доказательства нужно представлять в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии ч. Подлинник нужно представлять в случаях, предусмотренных законом, а также по требованию суда ч.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены. Как следует из п.

Печать организации у меня получается рядом со штампом, на подпись мою не попадает. Ваш штамп вполне подходит для заверения копии документа. Печать не должна закрывать подпись и проставляется только на документах, отправляемых в сторонние организации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заверяется копия по новому ГОСТу Елена А. Пономарева
Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Эммануил

    Уже беру! Супер!

  2. ciavatany

    улыбнуло с утречка

  3. Зинаида

    Это всего лишь условность, не более

  4. Викторина

    Браво, эта замечательная мысль придется как раз кстати

  5. Евлампия

    Это ценный ответ

  6. corndegi

    Очень полезная штука

  7. Саломея

    В этом что-то есть. Теперь всё получается, большое спасибо за помощь в этом вопросе.